Comment transformer une page Notion en wiki ?

Ouvrez le menu « ••• » de la page, puis « Plus » et « Convertir en wiki ». Il faut un accès complet à la page, et seules les pages (pas les bases de données) peuvent devenir des wikis.

Que contient un wiki Notion par défaut ?

Une vue « Accueil », une vue « Toutes les pages » et une vue « Pages dont je suis propriétaire ». Le créateur d'une page en est le propriétaire par défaut.

Créer un wiki d'entreprise sur Notion où l'on trouve tout

Q: Faut-il un wiki unique ou un par service ?

Le guide de Notion sur l'IA conseille un wiki d'entreprise pour les informations générales et des wikis par service ou par équipe.

Pour créer un wiki d'entreprise sur Notion, partez d'une page, ouvrez son menu « ••• », puis « Plus » et « Convertir en wiki ». Vous obtenez une page d'accueil, une vue de toutes les pages et une vue « Pages dont je suis propriétaire ». Ensuite, trois règles font qu'on y trouve vraiment l'information : un titre explicite par page, un propriétaire par page, une vérification régulière des pages qui comptent.

Pourquoi un wiki plutôt que des pages éparses

Un wiki rassemble les informations de référence : procédures, règles internes, fiches pratiques. Notion le décrit comme l'endroit central où l'équipe retrouve les informations importantes de l'entreprise. Le guide de Notion sur ses réponses par IA ajoute un argument : l'IA tient compte de l'emplacement d'une page dans l'arborescence pour la retrouver. Une procédure rangée dans le wiki « Administratif » est mieux retrouvée qu'une page perdue dans un espace personnel.

Étape 1 : choisir l'architecture

Le conseil de Notion : un wiki d'entreprise pour les informations générales et un wiki par service ou par équipe. Pour une PME, une organisation simple, à titre d'exemple :

Wiki	Ce qu'il contient	Questions qu'il doit résoudre
Entreprise	Présentation, contacts, règles communes	« Qui contacter pour un souci informatique ? »
Administratif	Notes de frais, congés, achats	« Comment déclarer une note de frais ? »
Commercial	Offres, modèles de devis, conditions	« Quelles conditions de paiement proposer ? »
Production ou chantier	Procédures, consignes de sécurité, fiches matériel	« Quelle procédure en cas de panne de la machine B ? »

Rangez chaque wiki dans l'espace d'équipe du service. Un espace d'équipe ouvert est accessible à tous les membres ; un espace fermé, sur invitation ; un espace privé, réservé aux forfaits Business et Enterprise, n'est visible que de ses membres.

Étape 2 : créer le wiki

Créez une page autonome, par exemple « Wiki administratif ».
Menu « ••• » → « Plus » → « Convertir en wiki » (il faut un accès complet à la page).
Ajoutez vos pages. Le wiki propose trois vues : « Accueil », qui liste les pages et accepte des blocs libres, « Toutes les pages » et « Pages dont je suis propriétaire ». Vous pouvez ajouter des vues calendrier, chronologie ou liste.

Pour revenir en arrière : « Annuler la conversion en wiki ».

Étape 3 : écrire des pages qu'on retrouve

Les conseils de Notion pour de bonnes réponses, appliqués au wiki :

Pas de page sans titre, et un titre qui dit le contenu : « Procédure de note de frais » plutôt que « Frais ».
Des sous-pages groupées sous des intertitres, reliées entre elles par des liens.
Le texte dans la page. L'IA de Notion ne lit pas le texte des PDF ni des contenus intégrés : recopiez l'essentiel dans un bloc de texte.
Les pages périmées signalées : Notion conseille de les archiver dans une page « Archives » ou d'ajouter « obsolète » au titre, car elles restent trouvables.
Verrouiller les pages de référence, pour éviter les modifications accidentelles, conseille le guide de Notion.

Étape 4 : un propriétaire par page

Dans un wiki, chaque page a un propriétaire (par défaut, son créateur), modifiable. Choisissez la personne qui connaît le sujet. C'est elle qui pourra vérifier la page : une coche bleue s'affiche alors à côté du nom de la page, dans la recherche et dans les mentions. La vérification peut durer un temps donné ou sans limite ; à l'expiration, le propriétaire est prévenu dans sa boîte de réception Notion et par e-mail. Détail dans pages vérifiées.

Étape 5 : tenir le wiki à jour

Revoyez régulièrement les pages importantes, recommande Notion.
Mentionnez un collègue avec @ pour lui demander une relecture.
Consultez la vue « Pages dont je suis propriétaire » : chacun voit ce qu'il doit tenir à jour.

Interroger le wiki

Une fois le wiki en place, trois façons d'y trouver une réponse :

la recherche avec le filtre « Dans » réglé sur le wiki ;
l'IA de Notion, en visant le wiki avec @ : voir poser une question à l'IA ;
les droits bien réglés, pour que chacun voie ce qu'il doit voir : voir droits d'accès.