Structurer une base de données Notion pour l'interroger

Une base de données Notion répond bien aux questions si chaque information qu'on voudra filtrer, trier ou compter a sa propre propriété, du bon type, avec une liste de valeurs fixe quand c'est possible. Le reste (contexte, notes, échanges) va dans le corps de la page. Cette séparation sert autant la recherche, les vues filtrées que l'IA de Notion.

Ce qu'est une base Notion

D'après l'aide de Notion, une base de données est un ensemble de pages : chaque ligne est une page à part entière, où l'on peut écrire du texte, coller des images, ajouter des sous-pages. Les propriétés sont les colonnes : elles portent un nom, un type et une valeur. Une même base peut s'afficher en table, liste, calendrier, chronologie, galerie, tableau Kanban ou graphique, sans rien recopier.

Partir des questions, pas des colonnes

Avant de créer la base, écrivez les cinq questions que vous lui poserez. Prenons, à titre d'exemple, une base « Devis » d'une petite entreprise de services :

Chaque question devient alors un filtre, un tri ou un calcul. Sans la propriété « Date d'envoi », la question « plus de 15 jours » n'a pas de réponse fiable.

Choisir le bon type de propriété

Les types de l'aide officielle, et l'usage qui facilite l'interrogation :

• Titre (nom de la page) : ce qui identifie la ligne. Un numéro ou un nom explicite, jamais vide.
• État : la progression. Ses étiquettes se classent en « À faire », « En cours », « Terminé ».
• Sélectionner et Sélection multiple : des catégories choisies dans une liste. Préférez-les au texte libre : « Bayonne », « bayonne » et « BAYONNE » en texte font trois valeurs différentes.
• Date : avec date de fin pour une période, et heure en option.
• Nombre : formatable en devise ou en barre de progression. N'écrivez jamais « 1 200 € env. » dans un champ texte si vous voulez additionner.
• Personne : un membre ou un groupe de l'espace, pour savoir qui suit quoi.
• Case à cocher : un oui ou non simple (payé, signé).
• Relation et Agrégation : relier deux bases et calculer à travers elles. Voir relations et agrégations.
• Formule : un calcul à partir d'autres propriétés. Voir exemples de formules.
• Date de création, Créé par, Dernière modification, Dernière modification par, Identifiant : remplies automatiquement, non modifiables. Très utiles pour « qu'est-ce qui n'a pas bougé depuis un mois ? ».

Nommer les propriétés

Des noms clairs évitent les malentendus, chez vos collègues comme dans une question posée à l'IA, où vous citerez ces noms.

• Un nom qui dit ce qu'il contient : « Date d'envoi » plutôt que « Date ».
• L'unité dans le nom si besoin : « Montant HT ».
• Les mêmes noms d'une base à l'autre : « Responsable » partout, pas « Responsable » ici et « Suivi par » là.

Ce qui va dans la page, et pas dans une propriété

La recherche générale de Notion lit le contenu des pages, mais pas les valeurs des propriétés ; la loupe d'une base lit les propriétés, mais pas le contenu. Placez donc :

• dans les propriétés : ce qu'on filtre, trie, compte ;
• dans le corps de la page : le contexte, la description, l'historique des échanges.

Garder la base saine

• Une seule base par sujet. Deux bases « Clients » donnent deux réponses.
• Pas de lignes vides ni de pages sans titre.
• Verrouiller une base pleine page empêche de modifier ses propriétés et ses options par erreur.
• Peu de propriétés. Notion en accepte jusqu'à 500 par base ; une base lisible en compte bien moins. Masquez les autres par vue avec « Visibilité des propriétés ».

Et l'IA dans tout ça ?

L'Agent Notion peut créer et modifier des bases, des vues et des propriétés, et interroger des propriétés précises, d'après son aide. Une base bien typée lui donne des réponses plus nettes, et surtout des réponses que vous pouvez contrôler avec une vue filtrée. Voir l'Agent Notion et les bases de données.